Da sind sie – die Fragen in der Eigenrevision, die Ihnen schon öfter ruhelose Momente beschert haben. Mit schlechtem Gewissen hätten Sie NEIN ankreuzen müssen. Aber das widerstrebt Ihnen. Also
wird schnell überlegt, wie Sie zu einem JA kommen. Mit einer neuen Anschaffung beruhigen Sie zwar Ihr Gewissen, nehmen dennoch Ihre Verantwortung für das Problem nur am Rande wahr.
Wie Sie dem Impuls, neueste Technik zu kaufen, trotzen und erstmal in Ruhe überlegen können, schauen wir uns am Beispiel Stromausfall an.
Fragenbogen zur Selbstinspektion
„Gibt es für den Fall eines plötzlichen längeren Stromausfalls einen Maßnahmenplan, wie der Betrieb aufrechterhalten werden kann?“
„Ist sichergestellt, dass bei einem Stromausfall die eingegebenen Daten nicht verloren gehen?“
Die einfachste Lösung wäre, ein Gerät zu kaufen, das alle Sorgen in Wohlgefallen auflöst. So wie es in der Frage vorgeschlagen wird: durch eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV).
Damit sind alle offenen Fragen erledigt; wer braucht schon einen Maßnahmenplan, wenn er eine USV in der Apotheke hat!? So ein super elektronisches Gerät erfreut das Herz eines jeden
Technikbegeisterten. Und das geht ruckzuck, gleich mal den Elektriker anrufen. Problem gelöst!
Wirklich?
Dass die fast 1.000 Ankreuzmöglichkeiten der Eigenrevision Sie an den Rand der Verzweiflung bringen und den Blick trüben – wer will es Ihnen verdenken? Sie wollen es hinter sich bringen, und Sie
wollen kein falsches Kreuz setzen.
Erstmal eine Denkpause einlegen
Bevor Sie kopflos in Aktionismus verfallen, schalten Sie ihr Gehirn wieder ein und beantworten Sie sich folgende Fragen:
Welche Erfahrungen haben Sie in den letzten Jahren mit Stromausfällen gemacht? Wie oft kommen Stromausfälle vor und wie lange können sie andauern?
Wenn es während Bauarbeiten zu einer Unterbrechung in der Stromversorgung kommt, wird mit Hochdruck an einer Reparatur gearbeitet. Nach wenigen Stunden ist der Strom wieder da. Kommt es zu einem
Stromausfall, der länger als 3-4 Stunden dauert, dann überlegen Sie, was Ihnen helfen kann an Strom zu gelangen.
Informieren Sie sich im Ernstfall, welchen Radius der Stromausfall hat. Ist nur Ihr Gebäude betroffen oder die gesamte Straße? Eventuell ist das Problem größer und der ganze Ortsteil ist ohne
Stromversorgung. Je größer der Radius, desto gravierender die Folgen und desto höher ist der Druck auf den Energieversorger, die Stromversorgung schnellstens wieder herzustellen.
Hand aufs Herz - wofür brauchen Sie wirklich eine USV?
Was kann die USV Unterbrechungsfreie Stromversorgung eigentlich genau?
Wozu soll sie genau eingesetzt werden?
Wie lange funktionieren die Akkus?
Welche Geräte müssen mindestens angeschlossen werden?
Was kostet eine Anlage in der Anschaffung, Vorbereitung und auch in der Folge?
Welche weiteren Überlegungen müssen dafür angestellt werden?
Bevor Sie aus dem Bauch heraus ein schickes technisches Spielzeug anschaffen, lassen Sie Ihre Gedanken damit spielen, was im Ernstfall die Folgen eines Stromausfalls für Ihre Apotheke
wären.
Folgen eines Stromausfalls
- Das Licht geht aus
- Die automatische Tür geht nicht mehr auf und zu
- Die gesamte EDV wird herunterfahren und ist nicht mehr nutzbar
- Telefonanlage und Alarmanlage brechen zusammen
- Die Kühlschränke, Kühlgeräte, Heizung oder Klimaanlage fallen aus
- Kein elektrisches Gerät funktioniert mehr in Rezeptur und Labor
- Der Kommissionier Automat stellt den Betrieb ein, eine interne Notstromversorgung läuft an
Was bedeutet das für die Abläufe?
- Es wird plötzlich dunkel.
- Kunden kommen nicht mehr hinein oder hinaus.
- Gebühren und Zuzahlungen können nicht ermittelt werden
- Das Telefon klingelt nicht mehr (Halleluja!).
- Es wird wärmer oder kälter in der Apotheke.
- Die Kühlschränke kühlen nicht länger.
- Rezepturherstellung mit Digitalwaage und Topitec ist nicht möglich.
- Der Zugriff auf Waren aus dem Automaten dauert länger.
- Gibt es einen Aufzug im Haus, in dem jemand festsitzt?
- Kunden werden eventuell unruhig.
Mögliche Risiken abwägen und Maßnahmen planen
Fragen Sie auch Ihre Kollegen und Mitarbeiter, wo sie die Probleme sehen und welche Ideen sie dazu haben. Entwerfen Sie im Team einen Maßnahmenplan, der so beginnen kann:
- Womit fangen Sie an? Zunächst: die Menschen. Sind alle Personen in Sicherheit? Verschaffen Sie sich einen Überblick, wer Hilfe benötigt. Benennen Sie im Team eine Person, die sich um die Menschen kümmert und beruhigt. Lassen Sie keine unnötige Panik aufkommen.
- Haupteingang nicht nutzbar? Welchen Nebeneingang oder Hintereingang können Sie benutzen?
- 2-3 Taschenlampen im Notfallschrank vorrätig halten zusammen mit Batterien. Wer sorgt für Batterien?
- Wer ist alles vom Stromausfall betroffen? Die Apotheke, das Gebäude, die ganze Straße? Wie sieht es draußen aus? Eine Person wird gebeten, Informationen zu sammeln.
- Gibt es weitere Personen im Gebäude, die eventuell Hilfe benötigen?
Wie der Betrieb weiterlaufen kann
- Käufe von Kunden mit Kundenkonto werden handschriftlich notiert und um spätere Bezahlung gebeten.
- Handys der Mitarbeiter können bei der Preisermittlung helfen: online in Versandapotheke oder per Telefon bei befreundeten Apotheken nachfragen.
- Per Smartphone kann die Telefonanlage online bei z.B. der Telekom umgeleitet werden auf eine Handynummer. (Wie lautet die Hotline bzw. Adresse der Website?)
- Viele Gerätschaften in Rezeptur und Labor können nicht genutzt werden. Welche Rezepturen können Sie anfertigen? Wie kann eine Rezeptur beendet werden?
- Die Kühlschränke bewahren die Temperatur in der Regel mehrere Stunden, bevor es kritisch wird. Darum werden sie möglichst lange verschlossen gehalten. Die Temperatur wird beobachtet. Wenn es kritisch wird, meldet sich der Kühlschrank. Rechnen Sie mit mehr als 4 Stunden Stromausfall, lagern Sie kritische Kühlwaren aus. (Wohin können Sie auslagern? Partner-Apotheke?) Oder können Sie mit einer Kabeltrommel den Kühlschrank und eine Stehlampe versorgen?
- Der Kommissionier Automat kann von Menschen betreten werden, aber wie finden Sie den richtigen Lagerort des Arzneimittels? Dabei hilft die Herstellerfirma, die haben für solche Fälle eine Lösung vorbereitet. Welche Mitarbeiterin kennt sich bestens damit aus und kann den Automaten von innen bedienen? Wie lange hält der Automat den Betrieb aufrecht?
Und hinterher?
Wenn der Stromausfall überstanden ist, geht es an die Nachbereitung.
- Verkäufe nacherfassen
- Rechnungen für Kunden erstellen
- Die Rufumleitung deaktivieren
- Wie lange hat der Stromausfall gedauert? Kühlwaren überprüfen: was ist ohne Einschränkung verkehrsfähig und verwendbar? Welche Waren müssen entsorgt werden?
- Vorräte an Batterien und Taschenlampen wieder auffüllen.
- Wenn Ihnen Kosten entstanden sind: Schaden der Versicherung melden.
Warum es sich lohnt, über einen Notfallplan zu diskutieren
Mit einem solchen Notfallplan bearbeiten Sie das Thema Risikomanagement.
Positiver Nebeneffekt, wenn Sie mit dem Team darüber diskutiert haben: alle Mitarbeiter sind einbezogen, informiert und wissen bei einem Stromausfall, was zu tun ist. Und das wiederum nennt sich
Unterweisung. Es lohnt sich also, alles aufzuschreiben. Die Listen mit den Maßnahmen können beliebig gekürzt oder fortgesetzt werden, die sollen das Thema lediglich anschubsen.
Fazit
Lassen Sie sich von den Fragen der Selbstinspektion nicht aus der Bahn werfen. Was nicht unmittelbar schwerwiegende Folgen hat oder gesetzeswidrig ist, kann ein paar Tage warten.
Bevor Sie eine USV anschaffen, nehmen Sie sich Zeit für einen Notfallplan. Es beginnt in Ihren Gedanken und gipfelt in einem Teamtreffen. Und glauben Sie nicht, die Anschaffung einer USV würde
Sie keine Zeit kosten. Die Entscheidungen, die dann zu treffen sind, kosten ebenfalls Zeit. Und Geld.
Haben Sie dem Drang nach einem technischen Spielzeug bereits nachgegeben oder denken Sie noch darüber nach?
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